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À l'aide, j'ai besoin d'un assistant !
Nous sommes tous concernés par l'infobésité (1). Il est loin le temps où des sténographes étaient payés pour réécrire des documents à la moindre erreur : un simple copier-coller, une édition, une nouvelle mise en forme et c'est prêt. L'arrivée de l'IA générative a encore bousculé nos pratiques, la production de documents de dizaines de pages peut se faire un moins d'heure (pas toujours d'une bonne qualité il faut le reconnaitre). Produire de l'information n'a jamais été aussi simple. Cependant son corollaire, extraire de l'information, est encore un parcours semé d'embûches.
La réponse providentielle à cette difficulté ? Les agents IA ! Servis à toutes les sauces depuis 1 an (voir 2 si vous êtes dans le milieu de la tech). Mais comme à chaque fois, le problème n'est pas la technologie utilisée : le problème c'est de définir à quoi elle va servir et comment elle vas (bien) le faire.
Pour les bureaux d'études, trouver des informations aussi précises que "Dans quels projets avons-nous prescrit des façades double-peau ventilées, et pour quels usages (tertiaire, logement, industrie) ?" s'apparente à chercher une aiguille dans une botte de foin. Bien souvent on compte sur la mémoire humaine pour trouver ce genre d'information, le problème c'est qu'elle n'est pas forcément collective. Si chacun est responsable du souvenir de ses propres projets (parfois fait il y a plusieurs années), on connait rarement par cœur ceux de ses collègues.
Les solutions actuelles
Les IA génératives surpuissantes apparaissaient comme la solution à tous nos multiples problèmes de gestion documentaire : correction orthographique, reformulation syntaxique ou résumé de textes tout est possible ! Néanmoins des contraintes légales et pratiquent apparaissent très vites. Comment utiliser la puissance de l'IA sans compromettre la sécurité de ses documents internes ? Cela présuppose aussi d'avoir sélectionné la sous-partie exactes des documents nécessaires pour obtenir une réponse pertinente. La confidentialité et la conformité reste les points noirs de ces solutions : l’entraînement et l’hébergement sur des infrastructures externes, parfois opaques, posent des risques juridiques et stratégiques majeurs, et même lorsque des garanties contractuelles existent, il reste difficile de prouver l’absence totale de réutilisation des données sensibles, sans parler des problèmes de traçabilité, d’auditabilité et de contrôle des sorties, souvent probabilistes donc imprévisibles.
Pour garantir une réponse qui prends en compte l'ensemble du contexte d'une organisation, des chatbots internes à celle-ci ont vu le jour. La plupart sont en réalité des orchestrateur d'agents IA qui permettent de brancher différentes source de données (emails, documents Word, PDF, tableur, canaux de discussions internes, espace de travail collaboratif, etc.) pour en extraire de l'information. Souvent ces outils sont conçus pour s'adapter à des métiers non techniques (comme le service commercial, le support ou les RH), et ils ne sont pas parfaitement designés pour un domaine en particulier. Construits sur des bases génériques, ils répondent correctement à des questions simples de type FAQ, mais peinent à s’intégrer dans les processus réels de travail (workflow) impliquant plusieurs outils, validations humaines, règles de conformité ou dépendances temporelles. S'ils ne sont pas correctement mis en place en début, on se retrouve avec des assistants « conversationnels » qui parlent bien mais agissent peu, obligeant les utilisateurs à reformuler leurs besoins, à contourner le système ou à reprendre la main manuellement, ce qui limite fortement les gains de productivité promis.
Le secteur de la Gestion Electronique des Documents (GED) a lui aussi été transformé par l'arrivée de l'IA générative (2, 3). Les GED dites « intelligentes » savent aujourd'hui indexer, classer et rechercher des documents bureautiques standards (PDF, Word, emails), parfois en exploitant de l’OCR (Optical Characters Recognition) ou des modèles de langage pour extraire des métadonnées, mais elles restent largement incapables de traiter les fichiers réellement métiers, comme les modèles IFC dans le bâtiment, les fichiers CAO (Conception Assistée par Ordinateur) complexes, ou d’autres formats techniques riches en structure et en sémantique. Or, c’est précisément dans ces données que réside la valeur opérationnelle : plans, objets paramétriques, historiques de modifications, dépendances géométriques ou contraintes réglementaires. Sans compréhension native de ces formats, on se contente d'une gestion documentaire de surface, ce qui empêche d'aboutir à une automatisation des processus métiers chronophages, tout en limitant fortement l'analyse transversale et les possibilités d'aide à la décision.
Les réels besoins d'un bureaux d'étude
Les n'ont pas besoin d'un énième vernis technologique. Ils ont besoin d'outils logiciels qui répondent à leurs problématiques dont voici les trois axes principaux:
- Garantir leurs souveraineté et responsabilité des données : Confidentialité stricte, hébergement maîtrisé, traçabilité des accès, archivage long terme juridiquement fiable. Un BE engage sa responsabilité sur des décennies : les données doivent être protégées, auditables et pérennes.
- Assurer l'accès intelligent au savoir technique : Recherche multimodale précise dans des contenus hétérogènes (textes, plans, PDF, images, maquettes et autre formats industriels complexes), compréhension réelle des documents techniques, capacité à interroger un projet comme un tout cohérent et exploitable. Intégration des référentiels (DTU, Eurocodes, normes internes, exigences client), capacité à vérifier les livrables et à détecter les écarts, incohérences ou oublis.
- Préserver la fluidité des processus métier : Automatisation des circuits de validation, intégrée aux pratiques réelles du BE, avec contrôles de cohérence, notifications pertinentes et réduction des frictions organisationnelles. Collaboration multi-utilisateurs, intégration native avec AutoCAD, Revit, Word, Excel, etc., ergonomie orientée métier. L’objectif est simple : libérer l’ingénieur des contraintes outillage pour qu’il se concentre sur ce qu’il fait le mieux.
Une IA qui ne peut ni comprendre les objets manipulés par les experts, ni s’insérer proprement dans leurs chaînes de décision, ni garantir la confidentialité absolue des informations stratégiques, reste, en dépit de sa modernité technologique, un outil marginal pour l’entreprise plutôt qu’un pilier de son système d’information.
Autrement dit, les BE n’ont pas besoin d’un gadget conversationnel ni d’une GED générique “augmentée”, mais d’un système qui comprend la nature de ses objets, la logique de ses projets et la responsabilité qui pèse sur chaque livrable. Toute solution qui ignore cette réalité sera perçue comme un frein, même bardée d’IA.
La mémoire collective est un enjeu clé pour les BET, comme nous l’expliquons dans cet article.
Notre solution
Chez Gencior nous avons conçu un produit à destination des bureaux d'études techniques (BET) capable de répondre à ces trois besoins principaux : la souveraineté, la gestion intelligente des fichiers et la fluidité des processus métiers.
La souveraineté nous tient particulièrement à cœur : le savoir faire ne devrait jamais être détenu sur des serveurs étrangers à l'entreprise. Le secret industriel est important et doit être préservé autant que faire ce peut. En Europe, nous avons aujourd'hui de forts enjeux autour de notre souveraineté numérique, produire des solutions qui la respecte est notre humble contribution à cet effort européen. La sécurité et les enjeux cyber qui vont avec est un autre volet important de cette stratégie. Chaque BET doit pouvoir garantir à ses clients que leurs données sont protégées et qu'elles resteront accessibles même dans plusieurs années.
La gestion intelligente des fichiers est au cœur de notre produit. Notre assistant numérique ne se contente pas uniquement d'exploiter des fichiers textes, dont le traitement est aujourd'hui devenu une commodité, il est aussi capable de lire, comprendre et tirer profit des fichiers structurés et réellement métiers : maquettes, modèles, formats industriels complexes. Des fichiers 3D comme IFC (Industry Foundation Classes) ou STEP (Standard for the Exchange of Product Data) sont une mine d'or pour les BET, mais à ce jour il sont encore souvent sous exploité par les assistants IA. Chez Gencior, on a mis nos capacités d'innovations à l'élaboration d'un produit vraiment différent, capable de prendre en compte des informations auparavant difficiles à exploiter. Notre produit ne se limite pas au chiffrage ou à la synthèse textuelle. Il comprend la géométrie des plans, les relations techniques et réglementaires, pour produire des analyses directement exploitables. Il sait manipuler des objets techniques, leurs relations, leurs versions, leur historique, ce qui lui permet de raisonner sur un projet comme sur un système cohérent, et non comme sur une simple arborescence de fichiers. Notre objectif est de transformer des archives passives en ressources dynamiques.
Pour qu'un produit ait une réelle valeur ajoutée, il doit être ergonomique et se fondre parfaitement dans les usages du quotidien. C'est exactement ce qui a fait le succès des chatbots génératif auprès du grand public : leur facilité d'usage. Toutefois, ces derniers ne sont pas optimaux lorsqu'il s'agit de s'intégrer parfaitement dans un workflow professionnel (ou au prix de nombreux ajustements et d'outils tiers). Chez Gencior, nous pensons que notre produit doit se concentrer sur les ingénieurs et leurs besoins opérationnels, par exemple en les aidant à préparer des dossiers d’appel d’offres, à vérifier des normes ou à trouver des informations précises dans des projets réalisés il y plusieurs années. Nous sommes bien conscient qu'il existe un véritable besoin de personnalisation. C'est pour cela que les documents générés (mémoires techniques, synthèses) s’adaptent aux templates internes et à l’identité rédactionnelle de chaque bureau d’études. La performance alliée à l’ergonomie sont les fondations d’un ROI concret, mesurable à l'aune des nombreuses heures économisées chaque semaine.
Aujourd'hui un avantage, demain une obligation
Un logiciel capable d'assister l'ingénieur d'un bureau d'étude est aujourd'hui un véritable avantage concurrentiel dans cinq ans ça sera une obligation. Ce basculement est inévitable, car la complexité des projets, la pression réglementaire, la traçabilité exigée et la rareté des profils qualifiés ne feront que s’accentuer. Les bureaux d’études qui s’équiperont tôt d’outils réellement pensés pour leur métier gagneront en fiabilité, en vitesse d’exécution et en capacité à capitaliser sur leur savoir-faire. Ils pourront absorber plus de projets sans sacrifier la qualité, sécuriser leurs livrables et réduire la dépendance aux individus clés.
À l’inverse, ceux qui resteront prisonniers d’outils génériques empilés, de dossiers partagés bricolés et de processus informels verront leur compétitivité s’éroder progressivement, non par manque d’expertise, mais par incapacité structurelle à la valoriser efficacement. Ce n’est donc pas une question de confort ou de modernité, mais de survie économique et organisationnelle : demain, ne pas disposer d’un système capable d’assister l’ingénieur dans la maîtrise des données, des normes et des processus ne sera plus un handicap tolérable, mais un facteur d’exclusion du marché.
👉 Anticipez dès aujourd’hui cette transition : échangeons sur vos enjeux métiers et découvrez comment une solution réellement conçue pour les BET peut devenir un levier stratégique durable.
Écrit par Sarah Ghidalia
